Klantcase: UDEA

Udea is een toonaangevende groothandel, merkeigenaar en importeur/exporteur van biologische levensmiddelen, natuurlijke drogisterijproducten en duurzame non-foodartikelen. Daarnaast is de organisatie franchisegever van de biologische supermarktketen Ekoplaza, met 85 vestigingen in Nederland en België, 77 Ekoplaza-supermarkten en 8 Ekoplaza Foodmarqt-winkels.

Door de grote diversiteit aan producten en leveranciers vormt productinformatie een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Gegevens zoals allergenen, verpakkingsspecificaties, ingrediënten en overige productspecificaties moeten volledig en betrouwbaar zijn om processen binnen de organisatie goed te laten functioneren.

Met de implementatie van een nieuw PIM-systeem ontstond de behoefte om alle beschikbare productdata kritisch te beoordelen en toekomstbestendig te maken. Misschien handig om toe te voegen? Biotope-artikelen worden door zowel Biofresh als Udea beheerd. Op basis van wet- en regelgeving en kwaliteitseisen wordt het PIM-systeem voortdurend bijgewerkt, zodat de productdata blijft voldoen aan de geldende normen en vereisten.

De vraag

Een PIM-systeem is slechts zo goed als de data die erin wordt verwerkt. Voor Udea betekende dit dat de productspecificaties van meer dan 14.000 artikelen gecontroleerd, aangevuld en gemigreerd moesten worden naar een volledig nieuw PIM-systeem.

De initiële productinformatie was afkomstig uit de ERP-systemen van zowel Udea als Biofresh. Tijdens de analysefase werden al snel discrepanties vastgesteld tussen de artikelgegevens die door leveranciers waren aangeleverd voor dezelfde producten. Daarnaast bleek een aanzienlijk deel van de productdata onvolledig, verouderd of niet consistent vastgelegd.

Om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de data te waarborgen, is een SQL-database ontwikkeld waarmee productspecificaties uit de twee bronnen automatisch met elkaar konden worden vergeleken. Op attribuutniveau werd gecontroleerd of de beschikbare informatie overeenkwam. Wanneer gegevens tussen de bronnen niet consistent waren, werden deze velden uitgesloten van de migratie. Hierdoor konden leveranciers ontbrekende of afwijkende informatie verwerken in het PIM-systeem.

Deze aanpak zorgde voor een gecontroleerde datamigratie en een significante verbetering van de datakwaliteit. Het uiteindelijke doel was het creëren van één centrale en betrouwbare gegevensbron, een ‘One Point of Truth’, waarin productinformatie eenduidig wordt beheerd, onderhouden en gedeeld binnen de organisatie. Hierdoor beschikken zowel Udea als Biofresh over actuele, consistente en kwalitatief hoogwaardige productdata die voldoet aan operationele, commerciële en wettelijke vereisten.

De andere uitdaging was om 833 leveranciers actief te betrekken en hen aan te sluiten op hun eigen PORTAAL, zodat zij aan de slag konden gaan met het corrigeren en aanvullen van ontbrekende informatie. Het project vereiste een hoge mate van nauwkeurigheid, gestructureerd werken en intensieve samenwerking tussen verschillende afdelingen en externe partijen.

Onze aanpak

Smart Consultant ondersteunde Udea gedurende ruim veertien maanden met een team van consultants dat nauw samenwerkte met de projectleider en de Data Management-teams in Nederland en België, de Purchasing Manager en verschillende IT Product Owners.

De werkzaamheden bestonden uit meer dan alleen het migreren van data. Iedere verrijkte productspecificatie die door een leverancier werd aangeleverd, werd zorgvuldig gecontroleerd op volledigheid en juistheid voordat deze intern verder werd verwerkt door de andere afdelingen in het nieuwe PIM-systeem. Hierbij werden onder andere gegevens over allergenen, verpakkingen en overige productspecificaties gevalideerd.

Wanneer informatie ontbrak of onjuist bleek, namen de consultants proactief contact op met leveranciers om ontbrekende gegevens op te vragen of bestaande informatie te verifiëren. Dit gebeurde zowel telefonisch als per e-mail. Door voortdurend af te stemmen met leveranciers en interne stakeholders kon de kwaliteit van de dataset gedurende het project stap voor stap worden verbeterd.

Naast de operationele werkzaamheden signaleerden de consultants ook mogelijkheden om datastructuren en werkprocessen verder te optimaliseren. Hierdoor leverde het project niet alleen een succesvolle datamigratie op, maar ook waardevolle verbeteringen voor de toekomstige inrichting van het databeheer.